préparer la reforme de la facture electronique
La réforme de la facturation électronique transformera les pratiques administratives de toutes les entreprises, qu’elles soient TPE, PME, ETI ou Grandes Entreprises.
Pour anticiper cette révolution et vous préparer efficacement, nous vous proposons une feuille de route claire et structurée. Cette roadmap vous guidera étape par étape et vous fournira les informations nécessaires pour vous conformer aux nouvelles exigences légales, tout en optimisant vos processus de facturation
Anticipez dès maintenant cette transition pour optimiser vos processus de facturation et préparer vos équipes aux nouvelles exigences légales.
Pourquoi vous préparer à la Facture Electronique dès maintenant ?
Anticiper dès maintenant la réforme permet à vos équipes d’intégrer dès aujourd’hui les nouveaux usages qu’imposera la future réglementation. De plus, les bénéfices d’une gestion de vos flux de facture de vente et d’achat dématérialiser se ressentent immédiatement :
En 2026, il sera trop tard…
Reporter la mise en œuvre de la réforme présente un risque majeur pour votre entreprise et vos équipes. En plus de ne pas respecter les délais de conformité, vous vous retrouveriez à gérer simultanément deux projets de grande envergure :
- La digitalisation de vos process
- L’adaptation au nouvel écosystème réglementaire de facturation.
Avant de commencer, nous vous invitons à consulter les ressources suivantes pour une meilleure compréhension des termes et concepts clés liés à la réforme de la facture électronique :
Etape 1 – Nommer un référent
Pour réussir la transition vers la facture électronique, la première étape clé est de désigner un référent dédié. Ce référent jouera un rôle central en guidant l’entreprise à travers cette évolution numérique. Sa mission est d’organiser la mise en place de la réforme, anticiper les défis, et ajuster les stratégies en fonction des nouvelles réglementations.
Le référent s’assure que l’équipe comprend les avantages de la facturation électronique et organise des sessions de formation pour préparer efficacement les collaborateurs aux changements. En interne, il devient le contact privilégié, responsable de superviser la mise en œuvre de cette nouvelle méthode de travail et de tenir l’entreprise informée des dernières actualités.
Nommer un référent est donc une décision cruciale pour garantir une transition fluide et réussie vers la facturation électronique.
Etape 2 – Cartographier vos données
La réforme de facture électronique oblige les entreprises à émettre des factures en respectant nombre minimum de données sous format structuré. Pour qu’une facture arrive à son destinataire, le nom et l’adresse de facture (ou de livraison) ne suffiront plus. Il faudrait inclure des éléments clés tels que :
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- Le numéro de SIRET et de SIREN,
- Les adresses de livraison et de facturation,
- Le numéro de TVA intracommunautaire,
- Les coordonnées complètes,
- Code service,
- Code référence engagement.
La mise à jour de votre fichier client est primordiale, car c’est à partir de ces données que seront émises vos factures électroniques. Toutefois, il est également essentiel de ne pas négliger vos fiches fournisseurs. Un fichier fournisseur bien complété peut vous faire gagner un temps précieux et être exploité par divers services annexes tels que ; les plateformes de dématérialisation (PDP), les logiciels de traitement automatique des factures fournisseurs, et les logiciels de comptabilité.
Pour cartographier vos tiers, vous devez vous poser ces trois questions :
Etape 3 – Analysez votre fonctionnement interne
Le référent facture électronique aura aussi pour mission d’analyser vos processus actuels.
Vous devrez documenter chaque étape de vos procédures de facturations :
- Facturation client : Quand et comment sont émises les factures ? qui envoi les factures ? vos factures respectent elles le formalisent imposer par la réforme (voir étape 4)
- Facturation fournisseur : quelles sont les procédures de réception, validation, comptabilisation et paiement de vos factures fournisseurs.
Cette analyse vous donnera une vision précise de votre fonctionnement. Évaluez les délais de traitement, les coûts associés, les personnes impliquées dans les différentes phases. Cette phase est cruciale pour assurer une transition fluide vers la facturation électronique.
L’objectif ici est d’optimiser vos dès à présent vos procédures, en vous alignant sur les nouvelles obligations de transmission des factures.
Etape 4 – Audit de vos logiciels
L’audit de vos logiciels est une étape cruciale pour évaluer les outils que vous utilisez pour créer vos factures clients, traiter vos factures fournisseurs, et assurer leur comptabilisation.
Posez-vous les questions suivantes :
- Comment vais-je générer mes factures clients ? Utilisez-vous un logiciel de facturation ?
- Comment vais-je recevoir et traiter mes factures fournisseurs ?
La réforme impose à toutes les entreprises de créer des factures électroniques (à noter : un PDF n’est pas une facture électronique, voir FAQ). Ces factures peuvent être générées soit par un opérateur de dématérialisation, ou OD (logiciel de facturation sans agrément PDP) soit directement par un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation
Vérifiez auprès de votre éditeur ou revendeur qu’il est conforme à la loi anti-fraude et capable de générer des factures au format électronique :
Si vous n’utilisez pas encore de solution informatique
Il est recommandé d’implémenter un logiciel de facturation dans votre structure dès maintenant.
La mise en place d’un logiciel de gestion commerciale peut prendre entre 2 et 8 mois pour une TPE-PME, selon les besoins (gestion des ventes, achats, stocks, liaison e-commerce, etc.), et plus d’un an pour une ETI.
Anticiper cette intégration permet à vos équipes de se familiariser avec l’outil avant le début de la réforme, évitant ainsi la surcharge de projets simultanés.
De plus, si ce logiciel est fourni par un PDP, il facilitera considérablement l’échange de flux de vos factures émises et reçues.
RAPPEL : Excel n’est pas un logiciel de facturation, ce n’est pas un logiciel conforme capable de produire des factures électronique.
Etape 5 – Choisissez votre/vos plateforme de dématérialisation
Enfin, en fonction des différents éléments et analyse précédente, il vous faudra choisir votre ou vos moyens de transmissions / réception de vos factures :
- Un ou plusieurs PDP : dans certaines configuration, vous pourrez passer par plusieurs PDP, par exemple un PDP pour l’envoie des factures clients (lié avec votre logiciel de facturation), un autre PDP pour la réception de vos factures fournisseurs (lié avec votre logiciel de comptabilité).
- Dépôt directement sur le PPF Voir l’article : la facture électronique devient payante : abandon du PPF
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les PDP sont des plateformes privées et immatriculées par l’État. Elles permettent de faire le lien automatiquement entre vos logiciels de comptabilité ou de gestion (aussi appelé Opération de Dématérialisation) et l’administration.
A minima les plateformes devront permettre d’envoyer vos factures clients et recevoir les factures fournisseurs. Elles peuvent proposer des fonctionnalités ou des services additionnels telles que le paiement d’une facture, la gestion des pièces jointes ou encore l’intégration en comptabilité.
Vous pouvez choisir plusieurs PDP en fonction de vos besoins et de la compatibilité avec vos logiciels métiers.
Rétroplanning
Que serait un plan d’action sans un rétroplanning ?
Qu’est-ce que le retroplanning ? il s’agit d’un échéancier que l’on construit depuis la date de fin du projet. On travaille ensuite à rebours depuis cette deadline spécifique afin d’élaborer un plan d’action.
Partant de cette date de fin : 1er septembre 2026 (ou date de début…on ne sais plus à la fin…), nous vous proposons un rétroplanning type pour mener à bien les différentes étapes que nous avons abordées précédemment.
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1er septembre 2026
Début de la facture électronique
It’s time !
Si vous êtes une TPE, PME ou ETI : vous allez recevoir vos premières factures électronique.
Si vous êtes une Grande Entreprise : vous allez émettre et recevoir vos premières factures électronique.
La date du 1er septembre 2026 n’est pas une date de début de mise en place, mais une date d’obligation. Le gouvernement ne souhaite pas une réforme big bang, cela sous-entend qu’un certain nombre d’entreprises pourront commencer à émettre et recevoir des factures électroniques avant cette date.
Où en êtes-vous ?
- Vous ne savez par où commencer ?
- vous n’avez pas le temps de réflechir à un plan d’action ?
- Vous ne s’avez pas faire un audit de votre existant (logiciels, données, etc…)
Nous pouvons vous aider à concevoir un plan d’action et un rétroplanning personnalisé, contactez nous !